Klauzula RODO FHP Vileda Sp. z o.o.

Administrator danych osobowych:

FHP Vileda Sp. z o.o., ul. Puławska 182, 02-670 Warszawa. Skontaktować się z nami można pod adresem e-mail: info@vileda.pl

W sprawach związanych z ochroną danych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: info@vileda.pl

Cel, podstawa prawna i okres przetwarzania:

• Kontakt i zapewnienie prawidłowej realizacji umowy – Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy  (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) – od momentu nawiązania kontaktu oraz przez okres obowiązywania umowy.
• Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pomocą poczty elektronicznej – Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes ADO – do momentu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie, maksymalnie 12 miesięcy.
• Sprzedaż produktów oferowanych przez ADO – Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy sprzedaży lub do podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane są przetwarzane od momentu złożenia zamówienia lub nawiązania kontaktu w celu zakupu produktu oraz przez okres realizacji umowy i ewentualnego okresu rękojmi lub gwarancji.
• Ewentualne ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – Upływ okresu przedawnienia roszczeń tj. 3 lata od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.
• Umożliwienie przesyłania dokumentów w formie elektronicznej – faktura – Podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a oraz c ) RODO – Przez okres realizacji usługi , jednak nie później niż do czasu wycofania uprzednio wyrażonej zgody.
• Przeprowadzenie obecnego postępowania rekrutacyjnego:
• Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy lub podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).
• Podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO).
• do momentu zakończenia rekrutacji.​
• ​Przeprowadzenie przyszłego postępowania rekrutacyjnego – Podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolnie wyrażona zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO i art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) – Przez okres maksymalnie 12 miesięcy, jednak nie później niż do czasu wycofania uprzednio wyrażonej zgody.
• Realizacja stosunku pracy łączącego Panią/Pana z Administratorem – Przetwarzanie niezbędne jest do wykonania umowy zgodnie z wymogami prawnymi (art. 6 ust. 1 lit. b i c) RODO). Natomiast w zakresie danych osobowych nie wymaganych przepisami prawa – podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) – Przez okres trwania umowy o pracę.
• Prowadzenie dokumentacji księgowo – podatkowej – Przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – 5 lat od końca roku obrachunkowego, w którym wystawiono ostatnią fakturę.
• Realizacja Pracowniczego Planu Kapitałowego – Przetwarzanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych – Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania stosunku pracy oraz okresy prawem określone, w szczególności: 10 lat (art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS oraz art. 94 ust. 9b kodeksu pracy), 50 lat zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach FUS. Pisemna deklaracja o wystąpieniu z PPK będzie przechowywana przez 4 lata.
• Nadzór nad treściami i moderacja komentarzy (DSA) – Przetwarzanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/2065 (Akt o usługach cyfrowych) w zakresie obsługi zgłoszeń treści nielegalnych oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie dbałości o bezpieczeństwo serwisu i egzekwowania regulaminu – Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania procedury weryfikacyjnej i odwoławczej (wewnętrzny system rozpatrywania skarg), a następnie przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, tj. co do zasady 3 lata lub 6 lat (zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego) w celach dowodowych i obrony przed roszczeniami.
• Reklamacja – Przetwarzanie na podstawie obowiązku wypełnienia obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) – Dane będą przechowywane zgodnie z oferowaną gwarancją lub rękojmią.
• GPS Pojazdów – Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – Okres przechowywania danych uzyskanych poprzez system GPS wynosi maksymalnie 36 miesięcy.

Jeśli pojawi się inny cel niż wymieniony powyżej, przekażemy Państwu odpowiednie informacje bezpośrednio w formularzu lub przy pierwszej czynności skierowanej do Państwa.

Odbiorcy danych

Dane mogą zostać:

• powierzone partnerom technologicznym, czyli podmiotom świadczącym usługi takie jak hosting, wysyłka e-maili oraz świadczącym usługi statystyczne, obsługę portali społecznościowych oraz usługi rozwoju i utrzymania oprogramowania;
• udostępnione organom prawa i administracji publicznej w przypadkach prawnie uzasadnionych.
• udostępnione podmiotom z grupy w celach organizacyjnych i operacyjnych.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a) lub b) RODO: prawo dostępu do treści danych , prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych
• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych
• Jeżeli podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit e) lub f) RODO: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych
• Prawo do cofnięcia zgody: Jeżeli przetwarzanie odbywa się, na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) dane będziemy przetwarzać do momentu jej wycofania. Zgodę można wycofać w każdej chwili, przesyłając wiadomość e-mail na adres wskazany powyżej lub osobiście w siedzibie Administratora.  Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.   Po wycofaniu zgody informacje dotyczące wyrażenia i wycofania zgody przetwarzane będą w celu ochrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres 3 lat.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: W przypadku stwierdzenia naruszeń ze strony Administratora, co do bezpieczeństwa przetwarzania tych danych, istnieje możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.